APS-Документооборот

Система APS-Документооборот предназначена для организации электронного архива и технического документооборота предприятия и позволяет решать задачи управления документами и инженерными данными об изделиях/составах проектов, маршрутизации документов и заданий, управления проектами.

APS-Документооборот обеспечивает гибкий подход к организации структуры архива предприятия. Архив может иметь многоуровневое построение, определяемое потребностями предприятия, например - архив отела главного конструктора, рабочий архив сектора, архив договорного отдела и т.д. При этом соблюдается взаимосвязь всего архива предприятия в целом. Архив представляет собой базу данных, в которой хранятся документы и реквизиты для их идентификации, группирования и поиска.

Объекты "APS-Документооборота"

• Архивы.
• Группы и пользователи.
• Типы документов.

Хранение документов

Все загруженные в систему электронного документооборота "APS-Документооборот" документы и файлы хранятся в базе данных Oracle (MS SQL). Это позволяет производить ежедневное резервное копирование всего объема документов, а также восстанавливать потерянные данные за определенный временной интервал. Администраторы могут конфигурировать Oracle таким образом, чтобы он соответствовал корпоративной политике хранения документов, автоматически сохраняя или избавляясь от документов.

Обеспечение защищенного доступа к документам.

Политика безопастноси в "APS-Предприятие" включает:

• безопасность уровня папок и документов: добавляя защиту доступа на уровне папки и документа, так менеджер может теперь точно определить пользователей, которым разрешен доступ к определенным папкам и документам и их уровень доступа;
• управление доступом на базе Групп и Ролей: управление доступом может быть применено ко всем объектам контента и уровням безопасности, дополнительные атрибуты разрешения доступа также доступны для дальнейших пользовательских настроек, например, руководитель проекта может теперь создать группу пользователей, вовлеченных в специфические работы проекта, и назначает доступ к целевым папкам и документам для этой группы;

Целостной единицей информации в "APS- Документообороте" является Электронный документ.

APS-Документооборот обеспечивает для Электронного документа:

• Средства отображения и модификации;
• Версионность;
• Возможность иметь в составе файлы любых форматов;
• Средства поиска;
• Размещение в структурированном файловом хранилище;
• Произвольная отправка группам документооборота;
• Движение по маршруту;
• Контроль истории движения и местонахождения;
• Связь с другими электронными документами;
• Взаимосвязь с объектами APS-Предприятие;

"APS Управление проектами"

Процессный подход к управлению проектами разработки документации в промышленных и строительных проектных предприятиях.

В данной статье рассматривается вопрос автоматизации процесса управления проектами подготовки конструкторской, технологической и проектной документации предприятия. Предполагается, что для проектно-конструкторской подготовки используются программные продукты компании «Autodesk», для технологической подготовки используется конфигурация «APS-ТПП», для управления проектами используется конфигурация «APS-Управление проектами» системы «APS-Предприятие».

Основные термины.

Проект – уникальный процесс, состоящий из набора взаимоувязанных и контролируемых работ с датами начала и окончания и предпринятый, чтобы достичь цели соответствия конкретным требованиям, включая ограничения во времени, затратам и ресурсам (ISO).
Процессный подход - применение для управления деятельностью и ресурсами организации системы взаимосвязанных процессов.
Владелец процесса – назначенное должностное лицо, отвечающее за результат процесса, имеющее в своем распоряжении все необходимые ресурсы, информацию о ходе процесса и полномочия для управления процессом.

Возможности.

• Процессный подход позволяет оптимизировать систему корпоративного управления, сделать ее прозрачной для руководства и способной гибко реагировать на изменения внешней среды.
• Процессный подход позволяет получить и использовать систему показателей и критериев оценки эффективности управления на каждом этапе производственно/управленческой цепочки.
• При внедрении процессного подхода к управлению используются следующие методики;
• Создание сети бизнес – процессов;
• Определение владельцев процесса.
• Моделирование (описание процессов).
• Регламентация процессов.
• Управления процессами на основе цикла PDCA
• Аудит процессов.

Владелец процесса.

Владелец процесса – это должностное лицо предприятия, которому в системе «APS-Управление проектами» назначается роль «Администратор».

Для «Администратора» предусматриваются следующие функции:

• Назначить участников процесса.
• Назначить архив документов.
• Установить маршруты движения документов.
• Установить сроки выполнения заданий.

Назначение владельца процесса осуществляется при помощи присвоения роли «Администратор» в системе «APS – Управление проектами». Роль "Администратор" назначается при помощи диалогового окна консоли "APS Предприятие".

Архив документооборота.

Объектом проектирование в САПР могут быть здания, сооружения, металлорежущие станки и т.д., а САПР ТП – технологические процессы. Проектирование по содержанию – это процесс переработки определенного объема различной информации.

Входами такого процесса являются:

• Замысел (цель) проектирования, выраженный в виде определенной совокупности условий и требований, которыми должен удовлетворять искомый объект.
• Средства, т.е факторы, которыми можно варьировать при проектировании.

Выход процесса – такое описание искомого объекта, которое необходимо и достаточно для материального – вещественного воплощения идеи проектирования в конкретной физический объект.(т.е его информационная модель в виде чертежей, спецификаций, технологических карт и другой документации.)

В процессе проектирования с помощью САПР в качестве промежуточных и окончательных решений используются математические модели:

• Форм и геометрических параметров,
• Структуры,
• Временных и пространственных отношений;
• Функционирования;
• Состояний и значений свойств объекта;
• Имитационные.

Информация о принятых решениях в системе «APS-Управление проектами» хранится в виде электронных документов в электронном архиве. Ниже на рисунке изображен интерфейс пользователя для работы с электронным архивом и в таблице приведены функциональные пиктограммы, расположенные на инструментальной панели.
Следует заметить, что при выделении процессов на действующем предприятии, построенному по иерархическому принципу, необходимо принимать во внимание его организационную структуру.

Электронный архив системы «APS-Управление проектами» позволяет сохранять файлы, созданные в приложениях продуктов «Autodesk» через вызов команды главного меню «Сохранить как» (Save as). После сохранения файла, а это может чертеж детали, сборочной единицы, и т.п. файл находится в хранилище данных системы и доступен для дальнейшей обработки участниками проекта, в соответствии с той ролью, которая устанавливается «Владельцем процесса».

Документ. Событие. Функция.

Отражение реального процесса конструкторской подготовки предприятия при помощи «APS-Управление проектами» осуществляется при помощи электронных документов.
Электронный документ – в терминах системы «APS – Управление проектами» - это объект, который имеет установленный формат или спецификацию.
Электронный документ специфицирует следующие элементы.

• Файлы, которые создаются в результате выполнения функциональных обязанностей должностными лицами – участниками проекта.
• Комментарии к выполняемой работе.
• Архив, в котором хранится электронный документ.
• Историю движения электронного документа.
• Связанные электронные документы.

В результате выполнения конструкторско-технологической подготовки каждому участнику процесса назначается задание на разработку. Задание выполняется в приложениях компании «Autodesk» (конструкторская подготовка) и «APS-Технологическая подготовка» (подготовка спецификаций и технологическая подготовка предприятия). На каждое задание оформляется карточка документа. Полное оформление электронного документа характеризует собой событие завершения этапа выполнения задания в ходе процесса. Электронный документ отправляется в архив или передается следующему участнику процесса по назначенному маршруту.

Тайм менеджмент.

Для управления сроками выполнения проекта как процесса, а также отдельными функциями проекта в системе «APS-Управление проектами» предусмотрен режим «Диаграмма» на которой в реальном режиме времени можно получить информацию о ходе выполнения процесса проектирования. Режим «Диаграмма» позволяет выполнить тест-контроль любого этапа проектирования.

Контрольные точки.

Наблюдение, контроль и оценка – постоянная обязанность владельца процесса. Для визуального контроля исполнения сроков подготовки документов в системе «APS Управление проектами» предусмотрен механизм отображения состояния документа при помощи пиктограмм.

• Документ не просмотрен пользователем.
• Документ в работе.
• Срок выполнения документа просрочен.
• Документ выполнен в срок.
• Приближается срок завершения выполнения документа.
• Приближается срок завершения выполнения документа.
• Срок выполнения документа – «Сегодня».
• Документ обработан с нарушением срока выполнения.

Мероприятия в контрольных точках проводятся, во-первых, для того, чтобы доказать, что определенные заранее локальные цели проекта достигнуты, — контрольные функции, а во-вторых, чтобы узнать качество рабочих продуктов и процесса, — оценочные функции. Контрольные точки задаются непосредственно при создании маршрута движения документа владельцем процесса. Причем исполнитель имеет возможность следить за сроками выполнения полученного от владельца процесса задания.

Выводы.

Система «APS Управление проектами» является инструментом для процессного управления проектами. Позволяет создавать структуру проекта, как процесса, создавать структуру участников проекта, отслеживать ход процесса проектирования, корректировать процесс выполнения проекта и получать на выходе завершенный проект в виде электронного документа, печатную копию которого можно получить после завершения жизненного цикла процесса.

Хотите купить  систему APS-Документооборот-  обращайтесь по:
телефону  в Харькове - (057)764-88-24
icq- 149-825-471
e-mail- info@autocads.com.ua

Наша компания осуществляет поставки систем автоматизированного проектирования на всей территории Украины. Звоните или пишите, мы предложим оптимальное решение по лучшей цене!